Politique de confidentialité des données du TC Malonne
Le TC Malonne est soucieux de la protection des données personnelles de ses membres et de ce fait applique des pratiques qui se veulent par ailleurs en accord avec le respect de la vie privée en général, et plus particulièrement le règlement général sur la protection des données (RGPD -ou GDPR en anglais) qui est d’application à partir du 25 mai 2018.
Ce document trace les grandes lignes de notre politique en la matière. Nous satisferons bien entendu toute demande d’information complémentaire.
1. Responsable du traitement des données
Vos données sont traitées par l’ASBL Tennis Club de Malonne.
Pour nous contacter :
Champ Ha, 5020 Malonne
Email : info.tcmalonne@gmail.com
Responsable des données : Didier Robat ( didier.robat@gmail.com )
2. A qui s’adresse notre politique de protection des données ?
Cette politique s’applique à tous nos (ex-)membres, membres d’honneur, et aux (ex-)élèves de notre école de tennis.
3. Quelles sont les catégories de données que nous traitons ?
Nous pouvons traiter les types de données suivantes, en fonction de notre relation avec vous :
• Nom, prénom, sexe, langue, date de naissance,
• Adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email
• Votre numéro d’affiliation à l’AFT (Association Francophone de Tennis - Chaussée de Marche 935 C, 5100 Wierde - http://www.aftnet.be ) ainsi que votre classement, si synchronisé avec la base de données AFT (Par défaut nos membres sont également affiliés pour le compte TC Malonne dans la base de données de l’AFT. Certains membres du TC Malonne ne sont toutefois pas synchronisés avec l’AFT, par exemple s’ils y sont déjà affiliés pour un autre club) .
• Les paiements que vous avez effectués sur un des comptes du club : pour vos cotisations, les stages, l’école de tennis, la boutique ou le bar
• Le numéro des badges d’accès aux terrains qui vous ont été attribués
• L’historique de vos réservations
• Vos consentements et autres choix relatifs à votre vie privée, ceci incluant la souscription à notre newsletter ou autres communications
4. Dans quel but utilisons-nous vos données personnelles et quelle est la base légale de ces traitements ?
Nos enregistrons vos données personnelles afin de pouvoir assurer le suivi administratif, financier et opérationnel de vos inscriptions à nos cours, nos stages, nos événements, nos séances ou des réservations d'infrastructures...
Avec votre autorisation (base légale : article 6a de la règlementation vie privée) :
• Affiliation au TC Malonne
• Inscription aux compétitions
• Inscription aux cours ou aux stages
• Inscription aux autres événements
• Les inscriptions de mineurs d’âge, au club, aux cours, aux stages ou tout autre événement est soumis au consentement préalable d’au moins un parent
• Lorsque vous nous posez des questions via notre site web
Dans le cadre de l’exécution de votre affiliation (base légale : article 6b de de la règlementation vie privée) :
• Dans le cadre de la gestion de vos cotisations et des droits y afférents (accès aux terrains, badges d’accès, attestation mutuelle).
• Dans le cadre de votre affiliation à l’AFT, pour l’assurance qu’elle fournit et pour la participation éventuelle aux compétitions officielles (interclubs ou tournois).
• Dans le cadre de l’organisation des compétitions (interclubs, tournois) auxquelles vous participez.
Lorsque nous avons un intérêt légitime, dans le cadre de nos activités de communication. Dans ce cas, nous veillons toujours à respecter un équilibre avec le respect de votre vie privée (base légale : article 6f de la règlementation vie privée) :
• Pour l’envoi des newsletters et autres communications auxquelles vous êtes inscrits
• Afin de vous informer de nos activités ou de celles de nos partenaires
5. Traitement de vos données personnelles
Vos données sont hébergées dans la solution informatique de notre partenaire iClub (Avenue Bel-Air, 34 - 1180 Uccle - www.iclub.be ).
La gestion de vos données est opérée exclusivement par des membres du comité du TC Malonne, désignés à cette fin.
Vos données ne sont pas transmises en dehors de l’Union Européenne.
6. Transmission de vos données à des tiers
Pour l’affiliation à la fédération, les données suivantes sont communiquées à l’AFT : nom, prénom, sexe, langue, adresse, téléphone, email, et le type d’affiliation (normale ou école).
7. Politique de conservation de vos données
Vos données sont conservées tant que vous êtes rattaché(e) au TC Malonne, y compris pour les ex-membres pour une période maximale de 10 ans.
Vos données ne sont pas conservées si vous en faites la demande, en particulier en exerçant votre droit à l’oubli.
8. Protection de vos données
Vos données sont traitées de façon confidentielle. Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité de celles-ci.
L’hébergement de vos données est assuré par une société professionnelle, dans un environnement professionnel et sécurisé.
Les personnes ayant accès à vos données et ayant les droits pour y apporter des modifications, sont limitées à quelques membres du comité du TC Malonne et aux responsables de l’école de tennis, dont le rôle au sein du club justifie ces accès.
9. Quels sont vos droits ? Comment pouvez-vous les exercer ?
a. Votre droit d’accès et de correction
Conformément à la règlementation vie privée, vous disposez d’un droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier vous connectant à votre espace My TC Malonne (https://www6.iclub.be/myiclub.asp) ou en contactant le responsable des données du club (Didier Robat).
b. Votre droit d’opposition
À tout moment et sans justification, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins de communication : newsletter, mailings, invitation aux événements.
Si vous désirez retirer votre consentement pour l'utilisation de vos données personnelles ou celui d'un membre de votre famille (c’est à dire pour un des membres dont les données sont accessibles dans votre compte « My TC Malonne »), il vous suffit d'éditer les données de la personne concernée et de cliquer sur « Je retire mon consentement ».
En cas de contestation relative au traitement de vos données, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données jusqu’à ce que la contestation soit résolue.
c. Votre droit à l’oubli, à la limitation du traitement et à la portabilité des données
Vous avez également le droit de demander à ce que vos données soient totalement supprimées de notre base de données dans les cas énumérés par la loi. L’exercice de ce droit peut être limité par une relation contractuelle en cours (par exemple une cotisation impayée), mais sera dans tous les cas discutée et justifiée par le responsable des données ou un représentant du comité.
En cas de contestation relative au traitement de vos données, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données.
Enfin, vous avez le droit à la portabilité de vos données
d. Exercice de vos droits
Vous devez nous adresser une demande écrite, par courrier postal ou électronique à l’adresse du club, ou directement au responsable des données.
Vous disposez également toujours d’un recours auprès de la Commission pour la protection de la Vie privée à l’adresse commission@privacycommission.be